Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

12 tips die rust en resultaat brengen

Als ik mensen vraag wat hen het meest hindert in het voeren van goede zakelijke gesprekken, dan  is dat niet het gebrek aan gesprekstechnieken, of niet weten hoe ze het gesprek moeten aanpakken. Nee, het is de onrust eromheen die de meeste energie kost. Herken je dit? Dan kunnen deze tips jou waarschijnlijk helpen om meer rust in je gesprekken te brengen en effectiever te zijn.

1.       Omschrijf je doel helder bij het maken van de afspraak.
Het dwingt je om zelf goed na te denken over het doel van je gesprek. Als je het doel in één zin kunt benoemen, dan ben je goed genoeg voorbereid. Heel helder weten wat je wilt in dit gesprek brengt rust.

2.       Omschrijf wat je wilt bereiken
Beslis voor jezelf: wat wil ik bereiken, zowel op inhoud als op de relatie met de ander.  Wanneer is het gesprek geslaagd? Als je alles eruit heb gehaald wat erin zit? Als je op een deel een concrete toezegging hebt?  Als je de werkrelatie met de ander hebt verstevigd? Wanneer ben je tevreden? (voor nu, volgende week kan er een nieuw doel zijn, sommige processen gaan nou eenmaal in stappen).

3.       Kom op tijd
Het lijkt een open deur. Toch brengt het rust als je precies op tijd arriveert. Gehaast binnen komen hollen terwijl de ander al koffie gehaald heeft is als een valse start en creëert onrust.

4.       Plan een rust-kwartiertje in je agenda
Plan in je agenda meer tijd dan je denkt nodig te hebben. Vooraf: dan kun je je even voorbereiden, wat waren mijn doelen ook alweer? En achteraf. Als het gesprek onverwacht iets langer duurt kun je daar de tijd voor nemen, in plaats van op je horloge te kijken en te weten dat over 3 minuten je volgende afspraak zit te wachten.  Als je tijdig klaar bent is het kwartier je ‘leertijd’ om terug te kijken, jezelf te complimenteren wat goed ging en te bekijken wat je een volgende keer anders zou willen doen.

5.       Sta eens stil bij hoe je de ander kent: wat voor type is het?

Bedenk dat er verschillende soorten mensen zijn :    
Je hebt mensen die een nieuw idee eerst willen toetsen en er daarom vragen over stellen.
- Of Ja -maar types, die eerst willen ontdekken waar de risico’s zitten.
Je hebt mensen die denktijd nodig hebben en graag later op zaken terug willen komen.
- Je hebt flapuits, die eerst reageren en hardop denkend en pratend hun idee ergens over vormen.

Wat voor type iemand is, bepaalt ook welke vragen of reacties ze naar jou zullen uiten. Soms gaan die over de inhoud, soms komen ze voort aannames. Vraag maar eens door waar de vraag vandaan komt, dan merk je wel wat er speelt. Als de ander zich gehoord voelt zal die het idee meer serieus nemen. En serieus genomen worden brengt rust.

6.       Wees nieuwsgierig: stel open vragen aan de ander
Welke mogelijkheden of bezwaren zie jij? Hoe zou het er volgens jou uit kunnen zien? Welke problemen zou dit in jouw beleving kunnen oplossen?  Zo krijg je waarschijnlijk ook informatie waar je zelf nog niet aan gedacht hebt. Bereid een aantal vragen voor die je zou kunnen stellen, en laat je verder leiden door je nieuwsgierigheid en interesse in het standpunt van de ander.

7.       LSD – Luisteren, samenvatten, doorvragen
Een eeuwenoude gesprekstechniek die nog steeds dagelijks zijn waarde bewijst doordat hij rust brengt. LSD betekent dat je echt moet luisteren naar de ander. Samenvattend kun je toetsen of je de ander goed begrepen hebt (die voelt zich gehoord) en het leidt veelal tot nuttige vervolgvragen. En bovenal stopt het even je eigen gedachten en reactie, zodat je daarna opnieuw koers kunt kiezen in je gesprek.

8.       Streef naar voordeel voor beide: win-win
Laat de ander merken dat je streeft naar voordeel voor jullie beide. Spreek dat uit en stel hardop de vraag: welke voordeel zou hier voor ons beide aan zitten? Het maakt ook dat er een gezamenlijk in het gesprek komt, die de energie richt op ‘samen met elkaar’ in plaats van ‘tegenover elkaar’. Neem gerust de tijd om erover te denken en spreek af wanneer je erop terugkomt.

9.       Accepteer dat er wellicht toch onrust in je gesprek sluipt
Zodra je je ergert aan onrust in je gesprekken, zal dit in het algemeen de onrust vergroten. Accepteer dat er soms onrustige delen in een gesprek zitten en accepteer dat het erbij hoort. Ik kom maar zelden mensen tegen die altijd rust ervaren in al hun gesprekken. Logisch is het om bij ieder gesprek te streven naar meer rust dan voorheen. Ieder gesprek een stapje beter. Soms is gesprekken voeren net een proces waarbij je twee stappen vooruit gaat en dan weer een stap achteruit. Als het over het geheel genomen maar progressie in zit.

10.   Maak afspraken met je gesprekspartner en vat de afspraken samen.
Dit helpt om eventuele ‘ruis’ in de communicatie tegen te gaan en je maakt de afspraken heel concreet door ze samen te vatten en misschien zelfs op te schrijven. Waar nodig: maak een vervolgafspraak om losse eindjes aan elkaar te knopen.

11.   Complimenteer jezelf voor wat er goed ging
Met onze Hollandse Calvinistische achtergrond (voor de meeste van ons) zijn we geneigd te kijken naar wat er niet goed ging. Dat mag, mits je jezelf ook complimenteert voor wat er wel goed ging. Dat houdt het gesprek in balans en brengt rust.

12.   Kies één ding om een volgend gesprek anders te doen

Houd de veranderingen die je jezelf voorneemt behapbaar: beter één verandering die goed gaat (dat motiveert) dan drie veranderingen die mislukken (dat stelt teleur).Ga in je eerstvolgende gesprek met deze tips aan de slag: neem desnoods een spiekbrief mee.Ik weet zeker dat je er baat bij zult hebben. 

Staat de tip die jou helpt er niet bij?
Laat het me weten, dan kan ik ‘m toevoegen aan de lijst!

Veel succes met je gesprekken!

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer bij ‘vastlopers’ in je communicatie.
Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken, waarin jij jouw 'vastloper' ervaart, succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag vrijblijvend tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline