Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

3 vragen waarmee je verwachtingen heel scherp stelt

Je kent het vast wel.

Je denkt dat je helder bent geweest over wat jij wilt. Je denkt dat je het eens bent over de wederzijdse verwachtingen en afspraken. Maar gaandeweg het proces kom je erachter dat dat niet helemaal (of helemaal niet) het geval is geweest:


De leidinggevende die een van zijn medewerkers vraagt een taak op zich te nemen, waarbij de medewerker de taak anders interpreteert dan de manager bedoelde.
De medewerker die denkt een heel heldere vraag te stellen, maar die gaandeweg merkt dat de vraag anders verstaan is dan bedoeld.
De teamleider die na een functioneringsgesprek gerustgesteld is dat zijn medewerker het nog prima naar zijn zin heeft, terwijl de medewerker na ditzelfde gesprek toch een andere baan gaat zoeken.
Onderstaande tekening zag ik zo’n 20 jaar geleden voor het eerst . Hij circuleert nog steeds, dus het probleem is kennelijk nog steeds actueel.

Waarom is verwachtingen afstemmen eigenlijk zo moeilijk??

  1. Allereerst bezit ieder mens een prachtig overlevingsmechanisme: Je ordent voortdurend de wereld om je heen, om die te begrijpen. Dat wat je niet begrijpt, of niet weet, vul je aan in je eigen voorstellingsvermogen.
  2. Jouw eigen voorstellingsvermogen wordt gevormd door jouw ervaringen. Dus als jij op je werk een probleem tegenkomt dat lijkt op problemen die je eerder succesvol hebt opgelost, dan zul je geneigd zijn de oplossing in diezelfde richting te zoeken.
  3. Mensen luisteren naar anderen terwijl ze in hun hoofd dingen visualiseren en op basis daarvan aannames doen. Op basis van die visualisatie, of aanname, interpreteren ze wat ze de ander horen vertellen.
  4. Taal is slechts een van de middelen die we hebben om onszelf uit te drukken. Gesproken woord wordt in onze beleving altijd aangevuld met beeld, emotie, verwachtingen, normen en waarden, onuitgesproken regels en afspraken.
  5. Wanneer je communiceert in een taal die niet jouw moedertaal is, of met iemand uit een andere cultuur, ligt het risico op miscommunicatie overigens hoger dan gemiddeld.
  6. Ongeduld op de werkplek. We willen graag dat onze ‘snap snelheid’ hoog is, omdat we denken dat we daar efficiënter van gaan werken. In veel organisaties ligt er druk om snel te werken. Echter, in communicatie is zorgvuldigheid belangrijker dan snelheid. 
  7. Tot slot zijn veel mensen geneigd om – wanneer communicatie niet zo vlot verloopt – te focussen op wat zij graag zouden veranderen aan de communicatiestijl van de ander.

In mijn trainingen kom ik bij deelnemers veel misverstanden en frustratie over de miscommunicatie met anderen tegen. Ze willen graag leren hoe ze deze situaties kunnen beïnvloeden: “Hoe kan ik de ander overtuigen om …” vragen ze dan. De ander beïnvloeden kan altijd, maar werkt vrijwel nooit als jouw onderliggende gedachte is dat de ander het verkeerd doet.

Beinvloeden begint bij verwachtingen afstemmen. En verwachtingen afstemmen begint bij helder hebben wat je van de ander verwacht, zodat je dat helder kunt communiceren. Focus dus op je eigen communicatie, niet op wat je wilt dat de ander anders zou doen. Je kunt een ander namelijk niet veranderen. Je kunt wel zelf iets ander inzetten in je communicatie, waardoor de ander ook anders reageert op wat jij aandraagt.

Dit zijn drie vragen waarmee je jouw verwachtingen heel scherp afstemt. Het lijken misschien open deuren. Toch merk ik dat deze vragen zelden worden gesteld. Soms wel een van de drie. Vaak bestaat de helderheid wel in het hoofd van degene die het gesprek aangaat. Maar zelden worden ze alle drie zo gesteld. Per bullet staan twee vragen: De eerste is de vraag waarop je het antwoord voorbereidt. De tweede is een controlevraag: spreek je dat wat in jouw hoofd zit ook uit?

  1. Heb jij jouw doel heel scherp voor ogen en kun je dat doel kort en bondig verwoorden?
    Spreek je jouw doel ook uit?
  2. Kun jij jouw verwachtingen van de ander helder verwoorden?
    Spreek jij jouw verwachting ook uit?
  3. Vraag jij wat de ander van jou verwacht?
    Of neem je aan wat de ander van jou verwacht?

Tot slot nog een laatste tip: Wanneer je de wederzijdse verwachtingen hebt besproken, stem dan bij het maken van afspraken ook helder af wie waarvoor verantwoordelijkheid neemt. “We gaan … doen” is veelal verwarrend als het gaat om wie waarvoor verantwoordelijkheid draagt. Een taak wordt zelden door twee mensen tegelijk gedaan. Spreek dus altijd over: “Ik ga… doen, jij gaat … doen.”

Op deze manier kun je samenwerken en samen goede resultaten boeken.

Wil jij hulp om in jouw situatie de verwachtingen goed af te stemmen?
Of wil jij hulp om een situatie waar jij last van hebt oplossen? 
Bel me gerust voor een gratis en vrijblijvende kennismaking: 06-41527835.

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke communicatie. Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Daar knap je van op, thuis én op het werk. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken die voor jou lastig zijn, je succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag (vrijblijvend) tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Dan wil ik je graag uitnodigen voor mijn Zomerlezing op 4 september, getiteld 'Ja' zeggen tegen anderen, zonder 'nee' te zeggen tegen jezelf. Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline

 

 

Reactie toevoegen