Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

In 6 stappen naar motivatie en waardering

Recent gebeurde tijdens een training weer iets dat ik voor mezelf 'magische momenten' noem. Ik kan voor een training de omstandigheden creëren dat ze kunnen ontstaan, maar of dat daadwerkelijk gebeurt, is mede afhankelijk van de  groep mensen met wie ik op dat moment werk.

De mensen in dit team wilden hun vaardigheden verbeteren om functioneren en beoordelen van hun teamleden effectiever te doen. Ze wilden hun medewerkers niet alleen op de daarvoor ingeplande momenten aanspreken en motiveren, maar ook in het  dagelijkse werk de juiste momenten aangrijpen om dat te doen.

Een onderwerp dat op zo'n dag altijd ter sprake komt is feedback geven: complimenteren,  elkaar vertellen wat er goed gaat en wat er verbeterd kan worden. Waarom?  Omdat in de lijst van zaken die mensen op het werk demotiveren deze items in de top tien staan:

  • Gebrek aan duidelijke doelstellingen
  • Onduidelijkheid over verantwoordelijkheden
  • Gebrek aan feedback over de resultaten
  • Gebrek aan persoonlijke waardering

Het krijgen van feedback (complimenten én horen wanneer je het niet zo goed doet) een menselijke behoefte. Wanneer je de piramide van Maslow naar de werkplek vertaalt, ziet dat er zo uit:

Terug naar het 'magische moment', of liever gezegd, het magische half uur. De deelnemers hadden allemaal voor degene die aan hun rechterhand zat een goed inhoudelijk compliment voorbereid: Een oprecht en welgemeend compliment over een werkonderwerp. Iets dat ze concreet hadden waargenomen. Iets waarvan ze vermoedden dat de ander daarover nog geen feedback had gekregen, omdat dat er in de waan van de dag niet van was gekomen. In een minuut of vijf voorbereiding schreven ze allemaal hun compliment op, volgens de elementen van goed onderbouwde feedback.

Om de beurt gaven ze elkaar hun compliment.  Ze maakten contact met degene die het compliment ging ontvangen. Ze namen er de tijd voor, zonder het groter te maken. De ontvangers luisterden met aandacht. De ene na de andere reactie was: "Hier ben ik blij mee, ik ben verrast dat je het hebt gezien."  "Goed om te horen, dit was een rotklus, fijn dat je het waardeert." "Dit motiveert om op deze manier door te gaan."

Waarom het 'magisch' was? De een na de ander voelde zich gezien en gehoord in zijn bijdrage. Dat de complimenten 'aankwamen' was zichtbaar en voelbaar. Er ontstond een aandachtige stilte tijdens het compliment, gezichtsuitdrukkingen werd zachter, er ontstond geroezemoes van waardering na ieder compliment. Een magisch halfuurtje dus, dat weldadig aandeed en de band tussen de mensen onderling steviger maakte.

Later op de dag oefenden we met een trainingsactrice overigens ook in het aanspreken op verbeterpunten, dat minstens even aandachtig als gedegen gebeurde.

De deelnemers bereidden zich steeds goed voor, op deze manier.
Voorafgaand aan de inhoudelijke voorbereiding
deze twee stappen te nemen:

  • Je besluit of het aan jou is om dit compliment of deze feedback te geven. Zo ja, neem er dan de volle verantwoordelijkheid voor. 
  • Vanuit deze overtuiging bereid je je goed voor, zodat je standvastig en met aandacht het gesprek kunt voeren. Bijna niemand schudt dit onvoorbereid uit zijn mouw.

Vervolgens beschrijf je deze vier elementen. Ieder element heeft toegevoegde waarde, ieder element helpt om het gesprek de waarde te geven die het verdient.

  1. Beschrijf wat je gezien en/of gehoord hebt
  2. Beschrijf welk effect dat had op jou
  3. Beschrijf welk effect dit had op het werk
  4. Beschrijf wat je wenst of verwacht in de toekomst en maak daarover een concrete afspraak.

Steek dit verhaal vervolgens niet af als een monoloog, maar check stap voor stap of je ziet dat de ander herkent wat jij beschrijft. Voeg het volgende element pas toe als je herkenning hebt gekregen op het voorgaande.

“Jan, wat goed van je dat je extra tijd in ons project met klant X hebt gestoken om de keuzemomenten helder te maken ......  Daardoor hebben we de krappe deadline gehaald .....  De klant was blij verrast en het heeft de relatie goed gedaan ......  Fijn om je erbij te hebben in het team. Dank je wel. ”

"Jan, ik hoorde je telefoongesprek met de klant vanochtend. Dat klonk alsof je behoorlijk geïrriteerd was, wat gebeurde er? .... Ik schrok ervan, ik had je nog nooit een dergelijke toon horen gebruiken richting een klant ....  Je was bovendien laat voor ons overleg daarna, waardoor we de beslissing over X hebben moeten doorschuiven naar morgen ..... Ik wil graag voor het vervolg een afspraak met je maken, hoe je met dit soort situaties kunt omgaan. Laten we er even tijd voor maken om dat te bespreken."

Succes! Ik wens je 'magische momenten'.

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer bij ‘vastlopers’ in je communicatie.
Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken, waarin jij jouw 'vastloper' ervaart, succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag vrijblijvend tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline