Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

Een goed gesprek met slecht nieuws

Slecht nieuws is onderdeel van het leven, of we dat nou leuk vinden of niet. Van tijd tot tijd krijg je een tegenvaller of word je teleurgesteld in je verwachting. Dan ben je ontvanger van slecht nieuws. Veel professionals moeten ook regelmatig slecht nieuws brengen. Bijvoorbeeld:

  1. Je bent recruiter en moet een opdrachtgever vertellen dat je (op dit moment) geen geschikte kandidaat hebt voor een schaars profiel
  2. Je bent assessment psycholoog en moet een kandidaat vertellen dat je negatief advies gaat uitbrengen
  3. Je bent leerkracht en moet ouders vertellen dat hun kind een lager schooladvies krijgt dan verwacht. 

Je hebt misschien al eens een training gevolgd waarin je leerde hoe je slecht nieuws moest brengen. Waarschijnlijk leerde je: "Breng de nare boodschap in de eerste zin." Maar de werkelijkheid blijkt voor veel mensen niet zo simpel.  Er gaat namelijk nog een stap aan vooraf, die - indien niet genomen - leidt tot een vervelende paradox.  Daar kom ik zo op.

Wat maakt het brengen van slecht nieuws voor veel mensen zo moeilijk? De twee redenen die ik het vaakst terughoor van deelnemers in mijn trainingen is dat ze

  1. De ander niet willen kwetsen, en daarom voorzichtig zijn
  2. Aardig gevonden willen worden.  

De meest genoemde redenen die mensen boos maakt als ze slecht nieuws ontvangen zijn:

  1. De manier waarop je de boodschap krijgt: bv lezen dat je je baan kwijtraakt via SMS*
  2. Onduidelijkheid: niet weten of je nou ontslagen bent of een promotie hebt gekregen
  3. Niet gezien worden tijdens het gesprek: je baas vertelt 'dat dit voor hem ook niet gemakkelijk is...'

Dit is de paradox als je brenger bent van slecht nieuws: Omdat je aardig gevonden wilt worden of de ander wilt ontzien, breng je de boodschap op een omslachtige of onduidelijke manier. Daarmee roep je op wat je probeert te vermijden: namelijk dat de ander boos wordt op jou vanwege de onduidelijkheid. Dus niet boos vanwege de inhoud, maar vanwege de manier waarop.

In het algemeen kunnen mensen de inhoud van de boodschap, het slechte nieuws, prima aan. Zeker op het werk zijn medewerkers allemaal volwassenen die hun leven redelijk op orde hebben. Daar hoef je niet extra voorzichtig mee om te gaan. Wat wel nodig is, is dat je als brenger van slecht nieuws met respect een lastig gesprek voert, dat je helder communiceert, niet om de hete brij heen draait.

Zo vermijd je de paradox:

  1. Als brenger van slecht nieuws neem je eerst een innerlijk besluit: "Ik ga deze boodschap helder brengen. Ik ben de aangewezen persoon hiervoor, de boodschap klopt en ik neem de verantwoordelijkheid om het helder en respectvol te doen."  Daarna kun je de stappen voorbereiden, die je in de meeste trainingen leert:
  2. Breng de boodschap direct:
    “Ik heb slecht nieuws voor je Bas: je bent niet aangenomen voor de functie van...”
  3. Geef de ander de gelegenheid de klap te verwerken: stilte ….
    Hier pas jij jouw tempo in het gesprek aan op het tempo van de ander.
  4. Benoem de emotie en wat je waarneemt aan de ontvanger van het slechte nieuws
    "Ik zie dat je er stil van wordt..."  of  "Ik zie dat je er boos van wordt..."
    Zet deze stap altijd! De 'waarom- vraag' komt pas wanneer iemand de emotie rond de boodschap enigszins heeft verwerkt. 
  5. Als de ander een ‘waarom - vraag' stelt geef je een toelichting.
    Pas wanneer hij deze vraag stelt, kan hij jouw toelichting op de waarom vraag horen.

Bij de een gaat dit in minder dan een minuut, en bij de ander duurt het langer. Dat weet je niet van te voren. Daarom is het belangrijk dat jij als brenger van de boodschap goed afstemt op de ander. Dan ontstaat er een gesprek in wederkerigheid en krijg je misschien achteraf wel te horen: "Ik vond het een rot boodschap, maar bedankt voor het gesprek. "

* de voorbeelden zijn waargebeurde verhalen uit mijn werkpraktijk

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer bij ‘vastlopers’ in je communicatie.
Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken, waarin jij jouw 'vastloper' ervaart, succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag vrijblijvend tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline