Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

Help, ik word niet gehoord! 10 Tips hoe jij de aandacht krijgt die je verdient

“Help, ik word niet gehoord!” In de afgelopen weken slaakten diverse deelnemers deze noodkreet. Ik ken het zelf maar al te goed, gelukkig vooral uit het verleden. Maar ook tegenwoordig overkomt het me nog wel, als ik niet helemaal op mijn gemak ben: Ik hoor dat mijn stem hoger wordt, ik ga harder mijn best doen om de ander te overtuigen. Ik herhaal adviezen meerdere keren en blijf soms achter met het frustrerende gevoel dat ik snoeihard heb gewerkt, maar weinig heb bereikt. Dat zie ik ook bij mijn deelnemers, die gefrustreerd uitroepen: “Zie je wel, hij luistert niet, ik word niet gehoord!”

Wanneer je tegen de grenzen van je vermogen aanloopt, kan het voelen alsof je de controle niet meer kunt heroveren in een gesprek. Zolang je harder gaat knokken lukt dat ook meestal niet. Het lukt vaak wel als jij duidelijker bent in je communicatie.

De voorbereiding kent een aantal basisvoorwaarden, die jou helpen om duidelijk te zijn en de aandacht te krijgen die je verdient. “Kijken waar het gesprek uitkomt” werkt vrijwel nooit…

  1. Zorg dat jij helder hebt waar je staat en zorg dat je je standpunt in 1 zin kunnen verwoorden. Dat kun je voorbereiden. Schrijf het op, dan kun je controleren of je het echt in 1 zin weet te zeggen. Bv. “Ik vind dat we moeten kiezen voor optie B, de meest duurzame van de beschikbare opties”. 
     
  2. Schrijf de argumenten voor je standpunt in volgorde van belangrijkheid op.
    Dit is JOUW volgorde.
     
  3. Bedenk welke argumenten van belang zijn voor degene die jij mee wilt krijgen in jouw standpunt. Het kan zijn dat de ander andere argumenten dan jij bovenaan zou plaatsen. Voor welk argument zou hij of zij het meest gevoelig zijn?  
     
  4. Als jij het initiatief neemt voor het gesprek ben jij ook de gespreksleider. Dat betekent dat jij de koers van het gesprek in de gaten houdt, de tijd bewaakt en ervoor zorgt dat er een heldere uitkomst is van het gesprek: bijvoorbeeld een afspraak of een actie. Bedenk dus van tevoren naar welke afspraak of actie jij wit toewerken.
     
  5. Wanneer ga jij het onderwerp ter sprake brengen? Een aparte afspraak maken geeft het belang aan van wat je wilt bespreken. Bij de koffieautomaat lijkt het al snel minder belangrijk.  In een groep kan het handig zijn als je van te voren een of meer mensen benadert om te vragen of ze jou willen steunen in je standpunt.
     

Zodra het gesprek begint is het belangrijk dat je – voordat je je standpunt uiteen gaat zetten in een gesprek -  de aandacht vraagt en dat je contact hebt. Onderstaande punten gaan uit van een gesprek tussen jou en 1 andere persoon.

  1. Wees in je opening van het gesprek duidelijk wat je wilt:
    Bijvoorbeeld: “Ik wil de voortgang van het project met je bespreken. Dat is belangrijk en ik heb voor vrijdag een beslissing nodig.” Ga pas over de inhoud/jouw onderwerp praten als de ander ook echt met zijn aandacht bij jou is.
    Dus als de ander ‘OK” zegt, maar ondertussen nog naar zijn computerscherm kijkt, is hij nog niet klaar om te luisteren. Wacht dan totdat je contact hebt: oogcontact en aandacht.
     
  2. Als dat niet vanzelf gebeurt in de stilte, herhaal je verzoek nogmaals “Marian, ik wil de voortgang van het project met je bespreken. Dat is belangrijk en ik heb voor vrijdag een beslissing nodig. Daar wil ik nu graag je aandacht voor.”
     
  3. Als de aandacht er is, begin je met je standpunt dat je hebt voorbereid. Laat vervolgens een stilte vallen. De kans is groot dat je de aandacht hebt en dat de ander reageert.
     
  4. Zet dan je argumenten een voor een uiteen.
    Stel na ieder argument een vraag en wacht op het antwoord.

    Het vragen stellen heeft verschillende functies:
    1. Je komt erachter hoe de ander erover denkt
    2. Je voorkomt dat je een monoloog gaat houden waarbij de ander afhaakt
    3. Je zorgt dat je SAMEN optrekt in het gesprek.

      Wat er vaak gebeurt is dat mensen een monoloog houden, omdat ze volledig of genuanceerd willen zijn. In de monoloog krijgt de ander de kans om af te haken, waardoor jij je niet gehoord voelt. Het is dus belangrijk dat het contact en de interactie blijft bestaan. De interactie kun jij regelen door vragen te stellen. In mijn blog Deze vragen kun je altijd stellen, vind je suggesties voor een aantal zinvolle vragen.

      Merk je dat er geen contact meer is tussen jullie?
      Praat dan niet door, maar pauzeer even en maak opnieuw contact, met of zonder vraag.
       
  5. Werk vervolgens toe naar een concrete afspraak: Wie doet wat, en wanneer?
    Wanneer spreken jullie elkaar hier weer over?
    Zorg vervolgens voor de juiste opvolging van de afspraak.

Ik ben er vrij zeker van dat wanneer jij helder de aandacht vraagt voor jouw standpunt, je op deze manier veel vaker gehoord zult worden.

Ik ben benieuwd naar jouw ervaringen, deel ze in het commentaar veld hieronder.

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer bij ‘vastlopers’ in je communicatie.
Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken, waarin jij jouw 'vastloper' ervaart, succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag vrijblijvend tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline

 

Reactie toevoegen