Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

Je helpt een ander (en jezelf) door duidelijk te zijn

“Ik help een ander door heel duidelijk te zijn, ik ben helemaal niet te direct”. Dat was haar antwoord op mijn vraag "Welk inzicht heb je tijdens de training van vandaag opgedaan?" Het inzicht was gekomen tijdens een oefening: een helder verzoek doen aan een ander. De deelnemers namen een eigen praktijkvoorbeeld en deden hun verzoek aan mij, alsof ik hun collega was.

 

Als trainer nam ik het op me om de collega te ‘spelen’ aan wie het verzoek gedaan werd. Ik vertelde dat ik:

  • de rol op me nam om de ander zo goed mogelijk te begrijpen
  • me coöperatief zou opstellen en - waar mogelijk - aan het verzoek zou voldoen
  • mijn best zou doen om tot een afspraak te komen
  • wanneer ik het verzoek niet begreep, vragen zou stellen

Deze deelnemer hield het verzoek vaag: “Ik heb binnenkort de management rapportage nodig”. Ik merkte dat ik een aantal vragen moest stellen om te snappen wat er van me verwacht werd en wanneer. Ik stelde vragen als:

  • Wat heb je precies nodig?
  • Waarvoor?
  • Wanneer is binnenkort?
  • Hoe wil je het hebben: een papieren versie of per mail?

Het duurde enige tijd voordat we een heldere en concrete afspraak konden maken en het leidde ertoe dat de deelnemer dacht dat ik niet wilde helpen. Daar raakte ze geïrriteerd over en dat was te merken in het gesprek.

Een andere deelnemer was heel concreet:: “Ik heb de verzuimcijfers van de afgelopen drie maanden nodig uit de management rapportage. Het is voor de vergadering van 1 oktober. Ik zou ze graag op 29 september van je ontvangen, bij voorkeur voor 12 uur. Is dat haalbaar voor jou?”

Dat leidde tot enige consternatie onder de deelnemers: dit was wel heel direct! Kon je dit wel maken richting een collega? Op mij had het echter het effect dat ik me uitgenodigd voelde om na te gaan wat er haalbaar was. Dat kost wat denktijd: Wat vraagt ze precies, heb ik die cijfers beschikbaar? Welke datum is het nu? Hoeveel tijd heb ik dan om het aan te leveren? Ik kwam tot de conclusie: Ja, dat kan.

In minder dan de helft van de tijd van het vage verzoek hadden we een afspraak. Een afspraak waar we beide tevreden over waren.

Veel mensen zijn tamelijk ‘voorzichtig’ als het gaat om verzoeken te doen aan de ander. Het idee is: "Als ik me voorzichtig opstel, is dat prettig voor de ander en krijg ik sneller de medewerking". Het is een mooi voorbeeld van een aanname die in de weg kan zitten bij helder communiceren.

Deze deelneemster kon haar aanname vervangen door: "Als ik op een respectvolle manier duidelijk ben over wat ik nodig heb en wanneer, help ik de ander."  En ze hielp daarmee ook zichzelf.

Hoe kun jij dit ook in praktijk brengen?
Door SMART te formuleren in je verzoek.

Specifiek: De vragen wat, hoe, waarom, wie en waar moeten beantwoord worden.

Meetbaar:  De vragen hoe, hoeveel, hoe vaak, wat kost het moeten beantwoord worden.

Acceptabel: Het verzoek moet acceptabel zijn of worden voor de betrokkenen. De vragen die beantwoord moeten worden zijn, wat hebben we hier aan, hoe helpt dit ons verder, zijn de kosten acceptabel, moet we dit op dit moment doen?

Realistisch: Het verzoek moet uitvoerbaar en haalbaar zijn, voor beide partijen, anders komt er geen afspraak waaraan beide zich kunnen houden. Belangrijke vragen zijn: is het haalbaar, realistisch, wat is er nodig om het te behalen, welke hulp kan worden ingeschakeld?

Tijdgebonden: Het verzoek moet een datum of tijdstip hebben. De wanneer-vraag moet beantwoord worden. Soms wordt voor T ook een tijdlijn afgesproken, een planning met mijlpalen bijvoorbeeld.

Ik wens je veel heldere verzoeken toe!

Heb je andere tips die helpen?
Het wordt zeer gewaardeerd als je die toevoegt in het commentaar veld hieronder.

Bij voorbaat dank!

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer bij ‘vastlopers’ in je communicatie.
Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken, waarin jij jouw 'vastloper' ervaart, succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag vrijblijvend tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline

 

Reacties

Dag Jacqueline, grappig om te lezen dat een relatief 'oud' model als SMART maken van afspraken toch weer nut heeft als het eenmaal is afgestoft. Ik maak er toch te weinig gebruik van...
Beste Jacqueline, Wat een leuk inzicht. Ik ben er altijd voorstander van om te behouden wat werkt. Afspraken SMART formuleren is inderdaad een 'gouwe ouwe', die nog steeds goed werkt. Succes met het nieuw leven inblazen, ik wens je mooie afspraken toe. Hartelijke groet, Jacqueline
Goed om te lezen dat duidelijk zijn ook kan betekenen dat de dingen sneller gaan. Ik vind het altijd lastig te voorspellen hoe een ander gaat reageren, daarom ben ik meestal voorzichhtig als ik iets van iemand nodig heb. .
Dag Meta, veel mensen zijn voorzichtig als ze anderen vragen iets voor ze te doen. Vaak doen ze dat omdat ze vriendelijk willen overkomen. Toch kunnen vriendelijk en duidelijk heel goed samengaan. In trainingen laat ik deelnemers wel eens ervaren hoe het is om een verzoek op 3 verschillende manieren te krijgen. Meestal vinden ze zelf de duidelijke manier ook het fijnst. Groet, Jacqueline

Reactie toevoegen