Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

Zo kun je doorpakken als het emotioneel wordt

Thomas is leidinggevende van een team goed opgeleide professionals, die verbaal vaardig zijn. Een van hen heeft privé veel op haar bord. Daardoor liggen haar emoties aan de oppervlakte, en vloeien er regelmatig tranen in de voortgangsgesprekken die hij met haar heeft.

Medewerkster Johanna heeft in het afgelopen jaar al een paar keer aangegeven dat zij niet meer zo gemotiveerd is voor haar functie. Ze wil iets anders, maar durft geen stappen te ondernemen, zolang de privé situatie onrustig is.

Thomas vindt het niet wenselijk dat de situatie, zonder uitzicht op verandering, door suddert. Dat is voor het team en de organisatie niet goed, maar op termijn ook voor Johanna niet. Hij ziet dat ze ‘klem’ zit en merkt dat ze in toenemende mate negatief reageert op werksituaties.  En ze reageert dus emotioneel zodra de toekomst ter sprake komt.

Dat zijn vermoeiende gesprekken voor hen allebei.

“Hoe kan ik ervoor zorgen dat ik doorpak”, vraagt hij mij, “ook als het spannend wordt? Als er discussie ontstaat met tranen, wil ik mijn rug recht houden en met haar tot afspraken komen, of daar op z’n minst een start mee maken.”

Thomas oefent hoe hij het gesprek idealiter zou willen aanpakken in een privé sessie met mij en mijn trainingsactrice, die het gedrag van Johanna speelt. Op die manier kan hij uitproberen hoe hij het anders kan aanpakken, en welk effect dat heeft op de interactie met Johanna. Ook kan hij uitproberen welke aanpak het beste bij hemzelf past, zodat hij vanuit kracht het gesprek aangaat.

Dat levert hem een paar belangrijke inzichten op, die ook op andere situaties van toepassing zijn.

  • Het gesprek met Johanna is onderdeel van een proces. Dat proces is niet met één gesprek klaar. Je gaat samen een traject afleggen, waarvan de uitkomst nog niet duidelijk is.
  • Je doet het SAMEN, al heeft ieder zijn eigen aandeel. Thomas begeleidt het proces als leidinggevende, en biedt ondersteuning. Johanna is verantwoordelijk voor de inhoud van de volgende stap en de benodigde activiteiten om daar te komen.
  • Thomas helpt om te verhelderen wat er nodig is om een volgende stap te kunnen zetten: Een assessment? Een loopbaantraject? Netwerkcontacten? Tijd? Ze maken vervolgafspraken, waarin stap voor stap een en ander duidelijk wordt. Johanna heeft de regie over de acties.
  • Ze worden het eens over een oplossingsrichting: Over een jaar doe jij iets anders dan deze functie, want dit is niet op lange termijn houdbaar. Daarmee is duidelijk dát er iets gaat veranderen, zonder dat het nog duidelijk is wat ervoor in de plaats komt.

De emoties zijn onderdeel van een spannend proces, maar ze hoeven het proces tussen Thomas en Johanna niet in de weg te staan. Er zit een wetmatigheid in die, als je weet hoe het werkt, hanteerbaar wordt:

  • Emoties zorgen ervoor dat het gesprek over de inhoud even stagneert. Maar zodra een emotie aandacht krijgen, wordt de emotiegolf kleiner en komt er weer ruimte om over de inhoud te praten.
  • Dit is een wetmatigheid die altijd opgaat. Als je dat weet, is het een stuk minder spannend als emoties de kop opsteken: benoemen, checken wat het betekent, checken of het voldoende aandacht heeft gehad, verder met de inhoud. Soms herhaalt dit zich meerdere keren in een gesprek.

Thomas hielp zichzelf door helder voor ogen te houden dat dit proces voor Johanna weliswaar lastig is, maar dat dat het einddoel niet verandert. “We spreken af dat jij over een jaar iets anders doet, uit zorg voor het team en de organisatie, en uit zorg voor jou. Als organisatie faciliteren we het proces en zorgen we ervoor dat we dit samen tot een goede afloop brengen.”

Een week later heeft hij het gesprek dat hij oefende, ook daadwerkelijk in de praktijk gevoerd. Natuurlijk was dat niet helemaal verlopen zoals tijdens de training. Echter, de principes die hij had geleerd over de interactie, hielpen hem om op zijn koers te blijven.

In de voorbereiding had hij voor ogen gehouden dat het doel tweeledig was: zowel een lange termijndoelstelling, als een eerstvolgende stap. De lange termijn doelstelling blijft in de serie gesprekken gelijk, de eerstvolgende stap is steeds een andere.

Hij had alle vragen opgeschreven die hij zou willen en zou kunnen stellen. Ook had hij zich voorgenomen wat hij op wedervragen zou antwoorden. Door de grondige voorbereiding had hij tijdens het gesprek gemerkt, dat hij zijn spiekbrief niet meer nodig had. Hij kon mee bewegen met wat er ter sprake kwam, en kon vasthoudend zijn op de emotionele momenten.

Het allermooiste vond hij nog deze ontdekking:

“Ze begrijpt het. Ze liet mij merken dat ze vertrouwen heeft in mij en in de afloop, zolang ze het samen zouden doen. Stap voor stap, dan breekt het lijntje niet. Er waren tranen, maar die verdwenen ook weer, en verstoorden het proces niet. Door de juiste aandacht bleef het binnen de maat en kon ik doorpakken op het doel dat ik had voor dit gesprek.”

Op deze manier is een lastig gesprek een bindmiddel. Het verstevigt het vertrouwen in de relatie.

Zodat de relatie tegen een stootje kan, mocht je op enig moment inhoudelijk botsen met elkaar.

Heb jij ook een ‘vastloper’ in een gesprek op je werk, die jou dwars zit? Zou je daarover willen sparren, of hulp willen om die vastloper op te lossen? Bel me gerust, ik maak graag tijd voor je. 06-41527835 of stuur me een bericht via www.JvtS.nl/contact

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer bij ‘vastlopers’ in je communicatie.
Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken, waarin jij jouw 'vastloper' ervaart, succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag vrijblijvend tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline

 

Reactie toevoegen