Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

Zo maak je in de eerste drie minuten het verschil

In mijn trainingen vragen deelnemers mij regelmatig: “Help mij mijn gesprekken efficiënter te voeren. Soms zit ik veel te lang in gesprek met iemand en dan nőg kan ik het gevoel hebben dat ik niks heb bereikt”. Dat kan inderdaad heel frustrerend zijn (en tijdrovend!). Wat ik vaak zie is dat deze mensen een aantal kwaliteiten hebben: Ze kunnen goed luisteren, zijn een kei in hun vakgebied en hebben veel geduld.  

 

Ze zijn gewend om adequaat te reageren op wat er op hen afkomt en kunnen improviseren in drukke en veeleisende omstandigheden. In hun stijl van communiceren zie ik vaak dat ze streven naar harmonie en streven om gezamenlijk tot een beslissing te komen. Dat kan in veel gevallen overigens heel goed werken.

Maar er zijn situaties waar deze stijl jouw doel of jouw gespreksonderwerp naar de achtergrond duwt. Hoe langer dat duurt, hoe lastiger het is om het gesprek terug te sturen naar wat jij wilde inbrengen. Het ‘patroon’ tussen jullie is dan al zo gezet, dat jij je door de ander laat leiden. Wanneer je merkt dat je in die gesprekken uit de tijd loopt, dan kan deze strategie je helpen.

Het managen van tijd in je gesprek doe je direct in de eerste drie minuten, en begint in je voorbereiding. In je voorbereiding maak je een aantal zaken haarscherp voor jezelf. Dat haarscherpe kader is je gids en je houvast. Het helpt je om het gesprek in tijd te begrenzen vanaf de eerste minuut.

Deze onderwerpen gaan over de inhoud, over het onderwerp dat jij ter sprake wilt brengen:

  • Wat is mijn doel in dit gesprek, wat wil ik bereiken?
  • Wat is jullie gezamenlijke doel?
  • Welk verzoek wil ik doen, wat heb ik nodig van de ander?
  • Welke afspraak wil ik idealiter maken?

De volgende vraag gaat over jouw eigen rol: Ben ik bereid om voor de volle 100% voor dit gesprek te gaan? Ben ik de juiste persoon, is dit onderdeel van mijn verantwoordelijkheid? Een volmondig ‘ja’  op deze vragen helpt om stevig te kunnen staan voor je standpunt.

Als je een gesprek wilt sturen, dan ga je de regie nemen. Je bent gespreksleider en tijdbewaker. Dat kan wat ongemakkelijk aanvoelen als je je vaker laat leiden door de ander. Dan is het des te belangrijker dat je je jezelf deze vraag stelt. Omdat je uit je comfortzone gaat, is het aannemelijk dat je standvastigheid (een beetje) op de proef gesteld zal worden. Misschien wordt er verbaasd gereageerd of krijg je er vragen over. Dan helpt het als je vanuit overtuiging op je standpunt kunt gaan staan en je niet laat ontmoedigen.  Je zult wellicht je doel moeten herhalen, of het gesprek terugsturen in de richting die JIJ wilt.

Als het antwoord dus volmondig ja is, dan maken deze 5 stappen in ongeveer de eerste drie minuten van het gesprek het verschil:

  1. Maak contact voordat je je verhaal begint en vertel dat je iets wilt bespreken dat belangrijk is.
     
  2. Vertel jouw doel voor dit gesprek en refereer aan jullie gezamenlijke doel
     
  3. Check of dit inderdaad een gedeeld doel is
     
  4. Vertel welk verzoek je hebt of welke afspraak je wilt maken.
     
  5. Je gaat pas op argumenten en afwegingen in, NADAT je dit kader hebt geschetst. Die volgorde is belangrijk. Door het kader te bespreken wordt het een gezamenlijk kader, de bril waarmee je samen naar de inhoud kijkt. Met het kader stuur je het gesprek en ben je transparant voor de ander waar jij naar streeft. Mocht het gesprek afdwalen in een andere richting, dan kun je er altijd naar terug grijpen.

Bijvoorbeeld:

“Hans, fijn dat we elkaar spreken. Ik wil iets belangrijks met je doornemen. Ik heb een beslissing van je nodig over de vacature voor de nieuwe sales consultant. (korte stilte zodat Hans kan reageren). We willen allebei dat Joost tijdig vervangen wordt, toch? (korte stilte, zodat Hans antwoord kan geven). Als dat het uitgangspunt is, moet ik uiterlijk vrijdag een aantal acties uitzetten, anders weet ik zeker dat we de streefdatum niet gaan halen. Dus ik wil met je bespreken wat er nog in de weg staat om een beslissing te kunnen nemen. Is dat akkoord wat jou betreft? (wacht op een bevestiging van Hans, zijn JA is zijn commitment aan jullie gezamenlijke kader).” 

Deze volgorde is een nuttige strategie om je werkdoel te bereiken, in samenwerking met de ander. Het is ook een heldere strategie die als gids voor jouzelf dient. Je neemt er de leiding mee over jouw belang en wat je opdracht is in jouw functie. In veel gevallen heb je de ander nodig, als jullie samen moeten werken om je doel te bereiken. Dan draag je met deze strategie op een professionele manier bij om doelgerichte je opdracht te vervullen, in contact met anderen.

Helder, gericht op samenwerking, efficiënt en binnen de tijd.

Het is leuk als je jouw ervaringen hieronder deelt.

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer bij ‘vastlopers’ in je communicatie.
Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken, waarin jij jouw 'vastloper' ervaart, succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag vrijblijvend tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline

 

Reacties

Beste Jacqueline, Een leuk artikel. Ik vind dit ook toepasbaar in de gesprekken die hulpverleners met klanten voeren. Zal het delen met mijn wijkteam.
Beste Dinie, Leuk om te horen dat je het toepasbaar vindt voor je wijkteam. Als een van je teamleden of jijzelf vragen hebben over zaken waar je tegenaan loopt, mogen jullie me altijd bellen op 06 - 41527835. Dan denk ik met jullie mee. Groet, Jacqueline

Reactie toevoegen