Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

Zo weet je hoeveel informatie je moet geven

Veel deelnemers  aan mijn trainingen zijn expert op hun vakgebied. Regelmatig krijg ik van hen de vraag: "Hoe weet ik hoeveel informatie ik moet geven als de ander mij een vraag stelt? Er is zó veel te vertellen!"

Omdat ze op hun vakgebied expert zijn, worden ze regelmatig gevraagd om bijvoorbeeld iets over een project te vertellen, om anderen te betrekken bij een innovatie, of anderen te overtuigen dat een vernieuwing zin heeft. Ze hebben dan de neiging om volledig te willen zijn. Ze willen vaak alles wat voor hen waardevol is vertellen én ze willen graag hun verhaal genuanceerd brengen.

Soms is er bijvoorbeeld een belangrijke strategische keuze gemaakt in een besluitvormingsproces, waar allerlei factoren zijn afgewogen. Omdat ze expert zijn, kúnnen ze hun verhaal ook genuanceerd brengen. Dat is waar ze goed in zijn, dat is waarom ze gevraagd zijn voor hun rol.

In communicatie met anderen - zeker wanneer die veel minder weten van het vakgebied - kunnen er nadelen kleven aan een genuanceerd verhaal:

  1. Nuanceren kost tijd. Het verhaal bevat dan (te) veel gedetailleerde informatie.
  2. Het kan zijn dat de vraagsteller alleen maar op hoofdlijnen wil snappen waar een vernieuwing over gaat. Die haakt dan al snel af bij een genuanceerd verhaal, omdat er een overdaad aan informatie op hen af komt.
  3. Als de expert denkt dat de ander het verhaal niet snapt, gaat hij of zij soms nog nuanceren in de hoop dat het dan duidelijker wordt. Dan kan het zijn dat de ander nog verder afhaakt.

Voor je het weet zit je in een spiraal naar beneden, waar in er al snel geen contact meer is tussen de gesprekspartners. Of erger nog: irritatie en onbegrip naar beide kanten.

De kunst voor de expert is om in het gesprek ''samen'' te blijven optrekken. Als je het gesprek kunt zien als een pad dat je samen afloopt, dan moet je afstemmen op de ander. Enerzijds moet je je tempo afstemmen: als de een immers harder loopt dan de ander, raak je van elkaar verwijderd. En je moet de inhoud op elkaar aftemmen: als de één iets ingewikkelds vertelt dat de ander niet begrijpt, raak je elkaar op de inhoud snel kwijt. Dat klinkt misschien logisch, maar hoe doe je dat dan in de praktijk?  

Stel je bent expert en iemand vraagt: "Dat 'Project Innovatie 2017', waar gaat dat precies over?"
Dan kun je direct van wal steken en vertellen wat er de afgelopen maanden is gepasseerd, maar je kunt ook beginnen met een wedervraag.

  1. Je neemt als uitgangspunt wat de ander wil weten. Stel een vraag om af te stemmen wat de ander wil weten: "Er is zoveel te vertellen, waar wil je specifiek iets over weten?" of
     "Wat weet je al over het project? Wat kan ik daarop aanvullen?" Vervolgens vertel je, in een stuk of tien zinnen, op hoofdlijnen over het project.
     
  2. Ondertussen kijk je goed naar de ander terwijl die luistert.
    Wat zie je aan de ander? Wordt die enthousiast, fronst die de wenkbrauwen, raakt die afgeleid? Dat zijn signalen die jou iets vertellen of jij met je verhaal op de goede weg bent. Doe geen aannames wat die reacties betekenen. Slimmer is om te vertellen dat je het gezien hebt en te vragen naar de betekenis: “Ik zie je fronsen, wat betekent die frons?”
     
  3. Na die tien zinnen pauzeer je even. Als de ander niet uit zichzelf een vervolgvraag stelt, kan dat verschillende redenen hebben. Bijvoorbeeld: Hij is nog aan het verwerken wat jij hebt verteld. Of: Hij denkt na over wat je gezegd hebt. Of: hij denkt na over een vervolgvraag.
     
  4. Als je wilt weten hoe jouw verhaal tot dan toe overkomt, kun je dat checken door te vragen: "Is dit wat je wilde weten?" of "Wat kan ik je nog meer vertellen?" En daar haak je dan op in.

Op deze manier weet je zeker dat je nooit teveel vertelt. Tien zinnen kunnen mensen meestal goed bevatten. Als jij steeds toetst of je de juiste kant op gaat met jouw verhaal, blijft het van jullie samen, blijf je samen hetzelfde pad lopen.

Zo kun je samen onderzoeken wat de ander wil weten, waar de interesse van de ander ligt en welke vragen hij of zij heeft. Dan wordt het gaandeweg duidelijk hoeveel je kunt vertellen. Dan ben je ook samen verantwoordelijk voor het verloop van het gesprek en de hoeveelheid informatie die jij kunt geven.

En wordt het ook vanzelf duidelijk wanneer het genoeg is.

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer bij ‘vastlopers’ in je communicatie.
Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken, waarin jij jouw 'vastloper' ervaart, succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag vrijblijvend tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline