Jouw trainer voor persoonlijke groei in je zakelijke gesprekken

U bent hier

Zo weet je welke vragen je mag stellen

Een van mijn deelnemers is begeleider van een aantal nieuwe medewerkers op haar afdeling. Een nieuwe rol voor haar. Ze bereidt de voortgangsgesprekken voor die ze tweewekelijks met hen heeft. Daarin wordt onder andere besproken wat er goed ging en wat er minder goed ging in de inwerkperiode tot nu toe. Ze wil haar medewerkers ook beter leren kennen. Ze zoekt een kader, om te bepalen welke vragen passend zijn.

Een van deze medewerkers, laten we haar Marion noemen, kent ze nog maar kort. Ze wil enerzijds werk gerelateerde zaken bespreken, en haar ook persoonlijk wat beter leren kennen. Ze vraagt zich af: “Welke vragen mag je stellen?”

Ze maakt zich zorgen of ze niet over Marions grenzen heen zal gaan. Ze wil niets doen wat ongepast is. Daarom is ze erg ‘voorzichtig’ in haar gesprekken: ‘Wat nou als de ander mijn vraag niet wil beantwoorden? Mag ik wel een vraag stellen over een privé onderwerp als ik die persoon nog niet zo goed ken? Wat als ik per ongeluk toch over een grens ga, ook als ik dat niet bewust doe?’

Ze werd er onzeker van. Ze wilde zo graag zorgvuldig zijn dat het blokkeerde.
 

Wat bepaalt of je een vraag mag stellen? 
 

Contact, verbinding is een belangrijke voorwaarde voor ieder (werk)gesprek en is nog belangrijker als het gaat om persoonlijke vragen. Wanneer je geen contact maakt loop je het risico dat de ander je vragen als ongepast ervaart. 

Als je twijfelt kun je toestemming vragen: mag ik je iets persoonlijks vragen? Daarmee bereid je de ander voor en geef je ook kans om nee te zeggen.  Mijn ervaring is dat ik in goed contact met de ander nagenoeg alles mag vragen. Het helpt daarbij als de vraag een helder doel dient. Bijvoorbeeld: Ik wil over … graag iets meer weten, want dan kan ik beoordelen of… Vind je dat goed?

Ik blijf steeds mee-voelen of wat iemand zegt, klopt met wat ik aanvoel. Zegt iemand ‘ja hoor, dat mag je vragen…’, maar ik merk een aarzeling, dan zal ik eerst nogmaals toetsen: zeker weten?  Of: Vertel maar wat je over dat onderwerp wilt delen.

Dus wanneer je twijfelt, bedenk dan van tevoren: Wat wil ik precies weten, en waarom? Dan kun je de juiste vraag formuleren en ook altijd toelichten waarom je deze vraag stelt.

Het hielp de praktijkbegeleidster ook om te bedenken dat mensen op het werk volwassenen zijn die verantwoordelijkheid kunnen nemen voor zichzelf. Ze kunnen het vertellen als ze ergens geen antwoord op willen geven. Zij bewaken hun eigen grenzen. 

Ook de volgende overwegingen kun je maken:
1.    De context. Het maakt verschil of een gesprek in een (kleine) groep plaatsvindt of één op één, aan een bureau of aan de koffieautomaat, of in een kamer met de deur dicht. Wat is passend voor deze situatie? Wat zou passend zijn voor de ander? En voor jezelf?

2.    De (werk) relatie.  Heb je een taak ten opzichte van elkaar? Bijvoorbeeld, als je begeleider bent mag je (moet je misschien wel) vragen stellen over iemands functioneren, of hoe hij de oplossing van een probleem heeft aangepakt. Als je leidinggevende bent en je maakt je zorgen over het welzijn van je medewerker, mag je dat zeker ter sprake brengen, in de juiste context. Ben je collega’s, dan speelt wellicht een rol hoe goed je iemand al kent.

3.    Het doel waarom je met elkaar in gesprek gaat: Moeten we samen een deadline halen en speelt er iets dat het behalen van dat doel in de weg staat? Dan is het zaak om vroegtijdig aan te kaarten waar je je zorgen over maakt én over wat er goed gaat. 

4.    Is mijn vraag persoonsgericht of taakgericht: Taakgerichte vragen gaan over de werk-inhoud, persoonsgerichte vragen gaan over iemands welbevinden. En wat is passend in de situatie?

5.    Afspraken. Welke afspraken hebben jullie gemaakt over (regelmatige) gesprekken?  Welke afspraken heb je gemaakt over de onderwerpen jullie daar bespreken? Daar kun je op terug vallen indien nodig. Spreek bijvoorbeeld van tevoren af dat je het bespreekbaar zult maken als dingen niet lekker lopen. Als je dat afspreekt op een moment dat alles nog lekker loopt, kun je terugvallen op die afspraak: Weet je nog dat we afspraken om ook lastige zaken te bespreken? Ja? Ik heb nu iets dat ik op tafel wil leggen…

Er is dus niet één richtlijn voor wat je wel mag vragen en wat niet. Het gaat altijd over afstemmen op elkaar: Hebben we contact en aandacht voor elkaar?  Is het nu passend? Klopt wat ik zie en hoor met iemand non-verbaal aangeeft?

Jij bepaalt dus eerst voor jezelf wat jij passend vindt binnen de kaders hierboven. De ander bepaalt ook waar zijn of haar grenzen liggen. Samen afstemmen dus. 

Blijf ondertussen goed kijken, luisteren, waarnemen. Check of je uit de reactie van de ander kunt opmaken of de vraag goed is begrepen. Luister met aandacht naar het antwoord. Stem op je eigen gevoel af en stem af op elkaar.

Want een goed gesprek doe je samen. 
 

Jacqueline van't Spijker"Ik ben Jacqueline van ’t Spijker, jouw trainer bij ‘vastlopers’ in je communicatie.
Ik ben ervan overtuigd dat contact de beste basis is om samenwerking met anderen soepel te laten verlopen. Goed contact beklijft omdat het je raakt, omdat je je dan gezien en gehoord voelt. Ik ben er ook van overtuigd dat in goed contact nagenoeg alles bespreekbaar is. En dat ook jij het in je hebt, om in die gesprekken, waarin jij jouw 'vastloper' ervaart, succes te behalen. Wil je daar hulp bij? Wil je onderzoeken of ik je daarbij kan helpen? Dan is bellen het snelst: 06-41527835. Ik maak graag vrijblijvend tijd voor je!"

Vond je dit artikel interessant? Wil je mijn artikelen automatisch eens per maand in je mailbox ontvangen, dan kun je je hier abonneren Een hele hartelijke groet, Jacqueline

 

Reactie toevoegen